Responsabilidad Social Empresarial

Constitución de una Empresa en Venezuela

Pasos para constituir una empresa en Venezuela.

Documentación Esencial para la Constitución de una Empresa en Venezuela

Constituir una empresa en Venezuela requiere cumplir con una serie de requisitos legales y documentales. Desde el inicio, es fundamental contar con la documentación adecuada para evitar inconvenientes futuros y garantizar el correcto funcionamiento de la empresa. En este artículo, abordaremos los documentos clave que todo emprendedor debe tener listos desde la constitución de su negocio.

DOCUMENTOS

  • ACTA CONSTITUTIVA
  • PUBLICACIÓN DEL ACTA CONSTITUTIVA
  • RIF (Registro de Información Fiscal)

Cada modificación del acta constitutiva ante el Registro o Acta de Asamblea Extraordinaria debe ser publicada y Notificada ante el SENIAT.

LIBROS LEGALES OBLIGATORIOS

  • Libro de Accionistas (Actualizado) Art. 260 Ccom, Sellado por el Registro Mercantil
  • Libro de Actas de la Asamblea (Actualizado) Art. 260 Ccom, Sellado por el Registro Mercantil
  • Libro de Actas de la Junta de Administradores (Actualizado) Art. 260 Ccom, No es obligatorio Sellarlo
  • Libro Diario Art. 32 Ccom (atraso < un (1) mes Artículo 102 5) COT), Sellado por el Registro Mercantil
  • Libro Mayor Art. 32 Ccom (atraso < un (1) mes Artículo 102. 5) COT), No es obligatorio Sellarlo (Recomendable)
  • Libro de Inventarios Art. 32, Ccom Sellado por el Registro Mercantil

Artículos citados:

Artículo 260 del Código de Comercio: Este artículo establece que, además de los libros prescritos a todo comerciante, los administradores de la compañía deben llevar el libro de accionistas, el libro de actas de la asamblea y el libro de actas de la junta de administradores.

Artículo 32 del Código de Comercio: Indica que todo comerciante debe llevar su contabilidad en idioma castellano, la cual comprenderá obligatoriamente el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios. También pueden llevarse libros auxiliares para mayor orden y claridad de las operaciones.

Artículo 102 del Código Orgánico Tributario: Este artículo define los ilícitos tributarios formales relacionados con el deber de llevar libros y registros contables, así como con la obligación de presentar declaraciones y comunicaciones.

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LIBROS ADICIONALES OBLIGATORIOS:

  • Libro de Entradas y Salidas de Inventarios (Exigidos por el SENIAT).
  • Libro de Compras Mensual (Exigidos por el SENIAT).
  • Libro de Ventas Mensual (Exigidos por el SENIAT).
  • Libro de Control de Horas Extras. (Exigido por el MINPPTRASS)
  • Libro de Control de Vacaciones. (Exigido por el MINPPTRASS)
  • Libro de Contratos (Elaborar no se requiere el sellado)
  • Libro de Licores (Según el tipo de negocio).

Legislación Venezolana que sustenta los Libros Contables Obligatorios:

Libros exigidos por el SENIAT:

1. Código Orgánico Tributario (COT):

  • Artículo 174: Obliga a los contribuyentes a llevar contabilidad.
  • Artículo 175: Define los libros contables obligatorios.
  • Artículo 176: Especifica los requisitos formales de los libros contables.

2. Providencia Administrativa N° 0007/2014:

  • Establece los requisitos y obligaciones para la elaboración y presentación de los libros contables:
    • Libro de Entradas y Salidas de Inventarios.
    • Libro de Compras Mensual.
    • Libro de Ventas Mensual.

Libros exigidos por el Ministerio del Poder Popular para el Proceso Social del Trabajo (MINPPTRASS):

1. Ley Orgánica del Trabajo, los Trabajadores y las Trabajadoras (LOTTT):

  • Artículo 139: Obliga a los patronos a llevar un registro de las horas extras trabajadas por sus empleados.
  • Artículo 192: Obliga a los patronos a llevar un registro de las vacaciones de sus empleados.

2. Reglamento de la Ley Orgánica del Trabajo, los Trabajadores y las Trabajadoras (RLOTTT):

  • Artículo 112: Desarrolla los requisitos para el registro de horas extras.
  • Artículo 159: Desarrolla los requisitos para el registro de vacaciones.

Otros libros:

1. Código de Comercio:

  • Artículo 33: Exige a los comerciantes llevar un libro de contabilidad.
  • Artículo 34: Define los libros contables que pueden llevar los comerciantes.

2. Leyes especiales:

  • Ley de Licores: Exige a los establecimientos que venden licores llevar un libro de control de licores.

Es importante tener en cuenta que la normativa puede cambiar con el tiempo, por lo que es recomendable consultar con un profesional en el área contable o legal para obtener la información más actualizada.

FACTURACIÓN:

  • Facturas Pre-impresas. (Facturas serie de Contingencia mínima 100)
  • Formas Libres (elaboradas por imprenta autorizada SENIAT) – (Debe adquirir un Sistema Administrativo obligatoriamente)
  • Dispositivos Fiscales (Caja Registradora Fiscal o Impresora Fiscal)

Dependiendo de su objeto se identifica cuál de las anteriores es su manera principal de facturación y, obligatoriamente debe llevar un Talonario de Contingencia, excepto para las que su manera de facturación sea con Facturas Pre-impresas.

Legislación Venezolana que sustenta los Requisitos de Facturación:

1. Código Orgánico Tributario (COT):

  • Artículo 177: Obliga a los contribuyentes a emitir facturas por las operaciones que realicen.
  • Artículo 178: Define los requisitos formales de las facturas.

2. Providencia Administrativa N° 0071/2011:

  • Establece los requisitos y obligaciones para la emisión de facturas:
    • Facturas Pre-impresas.
    • Formas Libres.
    • Dispositivos Fiscales.
    • Talonario de Contingencia.

3. Providencia Administrativa N° 0007/2014:

  • Complementa los requisitos para la emisión de facturas electrónicas.

En resumen, los requisitos de facturación en Venezuela son:

  • Emitir una factura por cada operación realizada.
  • La factura debe contener los requisitos formales establecidos en la ley.
  • Utilizar uno de los métodos de facturación autorizados por el SENIAT:
    • Facturas Pre-impresas.
    • Formas Libres.
    • Dispositivos Fiscales.
  • Llevar un Talonario de Contingencia, excepto si se utiliza el método de Facturas Pre-impresas.

Es importante tener en cuenta que la normativa puede cambiar con el tiempo, por lo que es recomendable consultar con un profesional en el área contable o legal para obtener la información más actualizada.

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INSCRIPCIONES OBLIGATORIAS (BASICAS)

SEGURIDAD SOCIAL

  • IVSS (Instituto Venezolano de los Seguros Sociales)
  • BANAVIH: FAOV (Fondo de Ahorro Obligatorio de Vivienda)
  • MINPPTRASS: Numero de Inscripción Laboral NIL
  • MINPPTRASS: Registro Nacional de Entidades de Trabajo RNET (NUEVO REGISTRO).
  • RNET (Registro Nacional de Entidades de Trabajo)
  • INCES (Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista)
  • INPSASEL (El patrono debe escribirse ante el INPSASEL para la notificación de accidentes en línea)
  • CONAPDIS (Consejo Nacional para las Personas con Discapacidad)

MUNICIPALES | OTROS PARAFISCALES

  • INSCRIPCIÓN EN EL SERVICIO DE TRIBUTACIÓN MUNICIPAL DE CADA REGIÓN o MUNICIPIO.
  • RUPDAE (Registro Único de Personas que Desarrollan Actividades Económicas)
  • SIDCAI-FONACIT: Sistema para la Declaración y Control de Aporte en Ciencia Tecnología e Innovación
  • MINDEPORTE (Fondo Nacional Del Deporte)
  • ONA: Oficina Nacional Antidrogas, (Registro Único de Personas Naturales y Jurídicas que imparten programas de entrenamiento y capacitación
    en materia de prevención de legitimación de capitales que mantiene la Oficina Nacional Antidrogas).

CONTRATACIONES CON EL ESTADO

  • SNC (Servicio Nacional de Contrataciones) OPCIONAL

Legislación Venezolana que sustenta las Inscripciones Obligatorias:

Seguridad Social:

  • Ley Orgánica del Sistema de Seguridad Social:
    • Artículo 2: Define el Sistema de Seguridad Social y sus componentes.
    • Artículo 36: Establece la obligación de los empleadores de inscribir a sus trabajadores en el IVSS.
  • Ley del Seguro Social:
    • Artículo 2: Define los requisitos para la inscripción en el IVSS.
    • Artículo 3: Define los beneficios del Seguro Social.

BANAVIH:

  • Ley del Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda:
    • Artículo 5: Establece la obligación de los empleadores de inscribir a sus trabajadores en el FAOV.
    • Artículo 6: Define los requisitos para la inscripción en el FAOV.

MINPPTRASS:

  • Ley Orgánica del Trabajo, los Trabajadores y las Trabajadoras:
    • Artículo 50: Establece la obligación de los empleadores de obtener un Número de Inscripción Laboral (NIL).
    • Artículo 51: Define los requisitos para obtener el NIL.
  • Resolución N° 014/2012:
    • Establece el Registro Nacional de Entidades de Trabajo (RNET).
    • Define los requisitos para la inscripción en el RNET.

INCES:

  • Ley del Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista:
    • Artículo 12: Establece la obligación de los empleadores de inscribirse en el INCES.
    • Artículo 13: Define los requisitos para la inscripción en el INCES.

INPSASEL:

  • Ley de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo:
    • Artículo 54: Establece la obligación de los empleadores de notificar los accidentes de trabajo al INPSASEL.
    • Artículo 55: Define los requisitos para la notificación de accidentes de trabajo.

CONAPDIS:

  • Ley para las Personas con Discapacidad:
    • Artículo 32: Establece la obligación de las empresas de contratar a personas con discapacidad.
    • Artículo 33: Define los requisitos para la contratación de personas con discapacidad.

Inscripciones Municipales:

  • Ley Orgánica del Poder Público Municipal:
    • Artículo 176: Establece la potestad de los municipios para crear tributos.
    • Artículo 177: Define los requisitos para la creación de tributos municipales.

RUPDAE:

  • Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley del Registro Único de Personas que Desarrollan Actividades Económicas:
    • Artículo 4: Establece la obligación de las personas naturales y jurídicas que realicen actividades económicas de inscribirse en el RUPDAE.
    • Artículo 5: Define los requisitos para la inscripción en el RUPDAE.

SIDCAI-FONACIT:

  • Ley de Ciencia, Tecnología e Innovación:
    • Artículo 45: Establece la obligación de las empresas de contribuir con el FONACIT.
    • Artículo 46: Define los requisitos para la contribución al FONACIT.

MINDEPORTE:

  • Ley del Deporte, la Actividad Física y la Educación Física:
    • Artículo 44: Establece la obligación de las empresas de contribuir con el Fondo Nacional del Deporte.
    • Artículo 45: Define los requisitos para la contribución al Fondo Nacional del Deporte.

ONA:

  • Ley Orgánica de Drogas:
    • Artículo 44: Establece la obligación de las personas naturales y jurídicas que impartan programas de entrenamiento y capacitación en materia de prevención de legitimación de capitales de inscribirse en la ONA.
    • Artículo 45: Define los requisitos para la inscripción en la ONA.

Contrataciones con el Estado:

  • Ley de Contrataciones Públicas:
    • Artículo 5: Define los requisitos para participar en contrataciones públicas.
    • Artículo 6: Define el proceso de registro en el SNC.

Es importante tener en cuenta que la normativa puede cambiar con el tiempo, por lo que es recomendable consultar con un profesional en el área legal para obtener la información más actualizada.

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PERMISOS:

GENERAL

  • Permiso de Bomberos.
  • Permiso de Habitabilidad.
  • Inscripción Militar Obligatoria.

EMPRESAS SECTOR ALIMENTOS

  • Conformidad Sanitaria de Habitabilidad.
  • Permiso Sanitario del Local.
  • Permiso de Manipulación de Alimentos (Trabajadores).
  • Certificado de Salud (Trabajadores y Accionistas)

OTROS DEPENDIENDO SI SE DEDICA AL RAMO INSCRIPCIÓN ANTE MINISTERIO DEL PODER POPULAR DE PETRÓLEO Y MINERÍA (www.minpet.gob.ve)

  • Permiso Distribuidor Mayorista de Lubricantes Terminados y/o Permiso Distribuidor Minorista de Lubricantes Terminados
  • Permiso Expendedor de Lubricantes Terminados

Nota: Debe contar con una infraestructura, equipos y transporte especiales según el tamaño.

Legislación Venezolana que sustenta los Permisos Obligatorios:

Permisos Generales:

  • Ley de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo:
    • Artículo 53: Establece la obligación de los empleadores de obtener un permiso de los Bomberos.
    • Artículo 54: Define los requisitos para obtener el permiso de los Bomberos.
  • Ley Orgánica del Poder Público Municipal:
    • Artículo 176: Establece la potestad de los municipios para crear permisos de habitabilidad.
    • Artículo 177: Define los requisitos para obtener el permiso de habitabilidad.
  • Ley del Servicio Militar:
    • Artículo 10: Establece la obligación de los venezolanos varones de inscribirse en el Servicio Militar.
    • Artículo 11: Define los requisitos para la inscripción en el Servicio Militar.

Permisos para Empresas del Sector Alimentos:

  • Ley de Sanidad Agrícola Integral:
    • Artículo 36: Establece la obligación de las empresas del sector alimentos de obtener una Conformidad Sanitaria de Habitabilidad.
    • Artículo 37: Define los requisitos para obtener la Conformidad Sanitaria de Habitabilidad.
  • Reglamento de la Ley de Sanidad Agrícola Integral:
    • Artículo 164: Establece la obligación de las empresas del sector alimentos de obtener un Permiso Sanitario del Local.
    • Artículo 165: Define los requisitos para obtener el Permiso Sanitario del Local.
  • Normativa Sanitaria del Ministerio del Poder Popular para la Salud:
    • Establece la obligación de los trabajadores del sector alimentos de obtener un Permiso de Manipulación de Alimentos.
    • Define los requisitos para obtener el Permiso de Manipulación de Alimentos.
    • Establece la obligación de los trabajadores y accionistas del sector alimentos de obtener un Certificado de Salud.
    • Define los requisitos para obtener el Certificado de Salud.

Permisos para el Sector Petrolero y Minero:

  • Ley Orgánica de Hidrocarburos:
    • Artículo 32: Establece la potestad del Ministerio del Poder Popular de Petróleo y Minería para otorgar permisos para la distribución y expendio de lubricantes.
    • Artículo 33: Define los requisitos para obtener los permisos para la distribución y expendio de lubricantes.

Es importante tener en cuenta que la normativa puede cambiar con el tiempo, por lo que es recomendable consultar con un profesional en el área legal para obtener la información más actualizada.

 

DECLARACIONES:

  • FORMA IVA 99030 DECLARACIÓN Y PAGO DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (Mensuales, Quincenales Sujetos Pasivos, Especiales, Trimestrales o Semestrales, Contribuyentes Formales ) y Declaración de Impuesto Al Valor Agregado (Régimen De Retención De IVA)
  • FORMA 99035 en caso de Sujetos Pasivos Especiales (Quincenales) de forma automática se generan loa ANTICIPOS ISLR
  • FORMA DPJ 99026 DECLARACIÓN DEFINITIVA DE ISLR PERSONA JURÍDICA
  • FORMA DPNR 99025 DECLARACIÓN DEFINITIVA DE RENTAS Y PAGO PARA PERSONAS NATURALES RESIDENTES Y HERENCIAS YACENTES (S/A)
  • FORMA 99074 IMPUESTO SOBRE LA RENTA (Retenciones De Salarios Y Otras Retenciones)
  • FORMA DPJ 99026 DECLARACIÓN DEFINITIVA DE ISLR PERSONA JURÍDICA
  • FORMA DPJ 99028 DECLARACIÓN ESTIMADA DE RENTAS Y PAGO PARA PERSONAS JURÍDICAS COMUNIDADES Y SOCIEDADES DE PERSONAS
  • FORMA EPJ 99028 DECLARACIÓN SUSTITUTIVA ESTIMADA DE RENTA Y PAGO PARA PERSONAS JURÍDICAS COMUNIDADES Y SOCIEDADES DE PERSONAS INCLUYENDO ACTIVIDADES DE HIDROCARBUROS Y MINAS
  • DECLARACIÓN DE AJUSTE INICIAL POR INFLACIÓN RAR F-23 (Sujetos Pasivos No Especiales - 1.er. Período Fiscal)_ LIBRO ADICIONAL FISCAL
  • FORMA PT 27 o 24 DECLARACIÓN INFORMATIVA INVERSIONES EN EL SISTEMA FINANCIERO DE JURISDICCIONES DE BAJA IMPOSICIÓN FISCAL (CUENTAS: AHORROS, CORRIENTES, PLAZO FIJO, PAPELES COMERCIALES Y OTROS)
  • FORMA PT 99 DECLARACIÓN INFORMATIVA DE OPERACIONES EFECTUADAS CON PARTES VINCULADAS EN EL EXTRANJERO
  • Declaraciones Trimestrales MINPPTRASS a través del RNET
  • Declaraciones Impuesto de Actividades Económicas (En el Municipio donde se encuentra su Domicilio Fiscal).

Legislación Venezolana que sustenta las Declaraciones Obligatorias:

Impuesto al Valor Agregado (IVA):

  • Ley de Impuesto al Valor Agregado:
    • Artículo 11: Establece la obligación de los contribuyentes de IVA de presentar declaraciones mensuales, quincenales o trimestrales.
    • Artículo 12: Define los requisitos para la presentación de las declaraciones de IVA.

Impuesto Sobre la Renta (ISLR):

  • Ley de Impuesto Sobre la Renta:
    • Artículo 74: Establece la obligación de las personas jurídicas de presentar una declaración definitiva de ISLR anual.
    • Artículo 75: Define los requisitos para la presentación de la declaración definitiva de ISLR para personas jurídicas.
    • Artículo 76: Establece la obligación de las personas naturales residentes de presentar una declaración definitiva de ISLR anual.
    • Artículo 77: Define los requisitos para la presentación de la declaración definitiva de ISLR para personas naturales residentes.
    • Artículo 80: Establece la obligación de los contribuyentes de ISLR de presentar declaraciones estimadas trimestrales.
    • Artículo 81: Define los requisitos para la presentación de las declaraciones estimadas de ISLR.

Retenciones:

  • Ley de Impuesto Sobre la Renta:
    • Artículo 84: Establece la obligación de los agentes de retención de presentar declaraciones de las retenciones practicadas.
    • Artículo 85: Define los requisitos para la presentación de las declaraciones de retenciones.

Otras Declaraciones:

  • Ley de Impuesto a las Grandes Transacciones Financieras:
    • Artículo 12: Establece la obligación de los contribuyentes de este impuesto de presentar una declaración informativa trimestral.

Ley de Impuesto sobre las Actividades Económicas:

  • Artículo 14: Establece la obligación de los contribuyentes de este impuesto de presentar una declaración anual.

Es importante tener en cuenta que la normativa puede cambiar con el tiempo, por lo que es recomendable consultar con un profesional en el área contable o legal para obtener la información más actualizada.

Nota: Las formas y formatos específicos de las declaraciones pueden variar, por lo que es recomendable consultar con el SENIAT para obtener la información más actualizada.

CONTENIDO DE LAS CARTELERAS

FISCAL

CONTRIBUCIONES SOCIALES

SENIAT

  • RIF (Registro de Información Fiscal) Actualizado
  • Declaración ISLR DPJ 99026 o DPNR 99025 Último Período Fiscal

RUPDAE

  • Declaración de IVA FORMA 99030, Declaración Retención de ISLR FORMA 99074 y Declaración Retención de IVA FORMA 99035, Declaración de Anticipo de ISLR F-99037 en el caso de SPE (No es Obligatorio exhibirlas en Cartelera)

MUNICIPIO

  • Licencia de Actividades Económicas.
  • Pago de Publicidad Comercial
  • Solvencia Municipal
  • Certificado de Conformidad de Uso Local.
  • Permiso de Bomberos.

EMPRESA SECTOR ALIMENTOS

  • Permiso Sanitario del Local
  • Permiso de Manipulación de Alimentos (Trabajadores).
  • Certificado de Salud (Trabajadores y Accionistas).

IVSS

  • La Forma 14-01 (CÉDULA DEL PATRONO O EMPRESA) o Registro en el Sistema de Gestión y Autoliquidación de Empresas "TIUNA", debidamente recibida y sellada por la respectiva Oficina Administrativa.
  • Últimas (3) Planillas de Orden de Pago con su cancelación
  • Listado de Trabajadores Activos IVSS del último mes
  • Registro Patronal de Asegurado Forma 13-12

Nota: Otros Documentos relativos al IVSS de acuerdo a la providencia 003 deben conservarse actualizado en Carpeta Oslo disponible en caso de fiscalización de forma inmediata

BANAVIH

  • Comprobante de Afiliación
  • Solvencia FAOV

INCES

  • Comprobante de Registro Nacional de Contribuciones Parafiscales INCES y Solvencia INCES actualización Trimestral.

MINPPTRASS

  • Inscripción
  • Solvencia Laboral

AVISOS OBLIGATORIOS E IMPLEMENTOS DE SEGURIDAD INDUSTRIAL - GENERAL

  • No Fume.
  • No a la Discriminación.
  • Prohibido Portar Armas.
  • Extintor y su Señalización (Exigido por INPSASEL).
  • Lámparas de Emergencia. (Exigido por Bomberos).
  • Registro de los índices de accidentes y enfermedades Ocupacionales (INPSASEL).
  • Horario de Trabajo (MINPPTRASS).
  • Mapa de Evacuación y Riesgos (Exigido por INPSASEL).
  • Lista de Precios y Estructura de Costos (SUNDEE)

Recordar y chequear para cerciorarse que tenga al día todos estos documentos, las inscripciones y solvencias.

Recuerda que es una lista general y habrá puntos que no aplican a la empresa que deseas fundar o en la que participarás, pero con gusto podemos asesorarte para el caso específico que presentes

Recuerda que contar con toda la documentación en regla desde la constitución de una empresa en Venezuela es fundamental para operar de manera legal y evitar sanciones o inconvenientes futuros.

Conclusión: La Importancia de la Documentación Correcta

La correcta constitución de una empresa en Venezuela requiere una documentación completa y actualizada. Cumplir con estos requisitos no solo es una obligación legal, sino que también brinda seguridad y confianza a los stakeholders.

Preguntas Frecuentes

¿Es obligatorio registrar el Acta Constitutiva?

Sí, es un requisito legal indispensable para la existencia de la empresa.

¿Qué pasa si no se mantiene actualizado el RIF?

Puede acarrear sanciones y problemas con la administración tributaria.

¿Es necesario tener todos los permisos desde el inicio?

Depende de la actividad comercial, pero es recomendable tener todos los permisos antes de comenzar operaciones.

¿Qué implica no cumplir con las normativas laborales?

No cumplir con estas normativas puede resultar en multas y sanciones legales.

¿Por qué es importante proteger la propiedad intelectual?

Proteger la propiedad intelectual es vital para mantener la exclusividad y el valor de los productos o servicios ofrecidos.

Este artículo ha sido redactado con el objetivo de ser una herramienta útil y práctica para aquellos que buscan establecer una empresa en Venezuela, asegurando que se cumpla con todas las normativas legales desde su constitución.

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Acerca de @negociosgestionados

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